Den ph.d.-studerende skal have en opholdstilladelse og en arbejdstilladelse, før vedkommende ansættes på universitetet. Ansættelsen kan ikke finde sted, før opholds- og arbejdstilladelserne er på plads.
Universitetet sætter gang i processen omkring indhentning af de relevante tilladelser, men den ph.d.-studerende skal selv føre denne proces til ende.