Virtuelt arbejde kræver kreativ ledelse

Fremover skal vi genopfinde os selv på arbejdspladsen ved at mødes, grine, drikke kaffe og være sociale gennem computerskærmen på Zoom, Skype eller Teams. Men med lidt kreativitet, ikke mindst fra ledelsens side, kan det sagtens lade sig gøre, mener Aarhus BSS-forskere bag ny undersøgelse af virtuelt arbejde.

^{07.01.2021 | SANNE OPSTRUP WEDEL}

Lyt også til podcast: Dette kompas viser vej til bedre jobtrivsel

Gentænk brugen af teknologierne

For når vi både ved, at fysisk afstand har en negativ påvirkning på vores opfattelse af vores kollegaer, og at det virtuelle arbejde med fysisk afstand er kommet for at blive, så er der to veje at gå: sukke dybt og lade sig overmande af Zoom-fatigue eller at finde på nye måder at være sammen på virtuelt, som kan afbøde nogle af de negative konsekvenser ved afstanden.

”Ingen kan spå om, hvordan Covid-19 kommer til at spille ind på arbejdslivet de næste år. En gæt er dog, at vi kommer vi til at opleve endnu flere digitale møder og en række vidensvirksomheder, der fortsætter tendensen med at spare på kvadratmeterne og alt det andet, der hører til en fysisk arbejdsplads, hvilket allerede var i gang inden corona. Derfor bliver det afgørende, at vi gentænker måden, som vi bruger de digitale teknologier på,” siger Marta Jackowska og uddyber:

”Det handler bl.a. om., hvordan vi bruger de digitale værktøjer på bedste vis, hvordan vi skaber nye vaner, der knytter os sammen på tværs af skærmene, og hvordan vi får talt konstruktivt om præmisserne for, hvor og hvordan vi arbejder med teknologierne. Og det fordrer nye ledelseskompetencer,” siger hun.    

Lyt også til podcast: Ledelse i en coronatid 

Fokus på fordele

Helt lavpraktisk er det f.eks. vigtigt, at medarbejderne er i stand til at bruge de digitale værktøjer fuldt ud, så det f.eks. føles lige så naturligt at tegne noget i Zoom som på et whiteboard i et mødelokale. Nogle kan også føle sig usikre over at stille spørgsmål i et onlinemøde med mange deltagere, så her er det vigtigt, at man udnytter teknologiens mulighed for andre måder at give sit besyv med – f.eks. ved at kunne indsende spørgsmål eller feedback i en chat.

”Mødeledelse bliver endnu mere vigtigt, fordi lederen både skal kigge på og inkludere dem, der måske sidder fysisk på kontoret, men også dem, der er med på distancen. Samtidig skal begge grupper have tid til og en fair chance for at sige noget, hvilket bl.a. kan understøttes ved, at alle har kameraet tændt,” siger Marta Jackowska.

Det virtuelle kan være svært at agere i og er ikke det samme som et fysisk møde, men når vi lige nu ikke kan gøre andet, så kan en begyndelse være ikke blot at have fokus på, hvor træls det hele er med den fysiske afstand, men også at være bevidst om fordelene ved det, som vi har oplevet de seneste ni måneder.

”Man kan hurtigt arrangere et onlinemøde, man bruger færre ressourcer på at rejse, og man kan se mennesker, som det ellers var umuligt at se. Og så kan vi gøre en indsats for at ændre vores vaner, så vi ikke bare tænder for mikrofonen til et virtuelt møde, men også gør os umage med at højne det sociale islæt, så en eventuelt forvrænget opfattelse af vores kolleger kan afhjælpes og ikke kommer til at forhindre et godt samarbejde,” siger Marta Jackowska.    

Læs også: Ledere sig det farlige højt

Virtuelle kaffemøder i kalenderen

Hun har f.eks. mødt teams, som har kokkereret for hinanden virtuelt og præsenteret mad fra deres respektive hjemlande. Hun har set virksomheder, der indleder alle møder med en lille tour de chambre, så de andre ved, hvor man sidder. Og hun har set, hvor stor en forskel det gør at skemalægge virtuelle kaffemøder, så man sikrer, at medarbejderne får talt med hinanden om arbejdsopgaver og weekendplaner – kort sagt alt det, man ville vende over skrivebordet.

”Vi savner alle frokosten, kaffemaskinen og de små pauser, men vi må omfavne de nye betingelser ved bevidst at etablere de samme vaner virtuelt, som vi har fysisk, ” siger hun.    

Læs også: Uddannelse kan skabe nye job

God dialog er afgørende

Det gælder de uformelle møder med kollegaer, men også måden, vi begynder og slutter dagen på, sådan at vi gør, som vi ville gøre på kontoret, selv om vi ikke er der rent fysisk. Og så kan vi bruge den tid, vi får forærende ved ikke at skulle pendle, til andre ting, som gør os glade – som f.eks. at træne.

”På den måde adskiller man, hvad der er arbejde og hvad der er fritid – måske ikke rent fysisk, men i hvert fald mentalt,” siger Marta Jackowska, der også understreger, at det er helt afgørende, at lederne hjælper med at forbinde medarbejderne og sørger for en god dialog om præmisserne for, hvor og hvordan vi arbejder med teknologierne.

For mange er påvirkede af at være påtvunget hjemmearbejde – og andre trives udmærket med afstanden. Derfor er det vigtigt, at lederen taler med de enkelte medarbejdere om, hvordan de ville ønske, at deres arbejde så ud, hvis de selv kunne bestemme – hvor meget har de brug for fysisk fremmøde, hvordan får de mest ud af at omgås kollegaer virtuelt, hvor mange gange har de brug for en kaffesnak med chefen etc. Altså en forventningsafstemning og åben dialog, der sikrer, at lederen ikke mister følingen med den enkelte medarbejder.

”Det kræver en større indsats, men så må lederen være lidt kreativ og hjælpe der, hvor det er svært. Både rent praktisk ved f.eks. at arrangere virtuelle gåture og kaffepauser, men også ved at lægge et nyt lag på sine ledelseskompetencer, så kulturen kan flyttes værdifuldt over på nettet, ” siger Marta Jackowska.

Læs også: Ligestilling i Danmark er en myte

Kreativ tilgang nødvendigt

For hvor ledere har været vant til, at virtuelle møder primært var koncentreret om task communication – hvem løser hvilke opgaver, og hvor langt er vi kommet – så skal der nu bygges et socialt lag ovenpå, så man ikke kun taler om opgaver, men også om trivsel, og det kræver en kreativ tilgang til de onlinemøder, som indtil nu mest har handlet om opgaveafvikling.

”Nøglen er kommunikation og en veludviklet følelsesmæssig intelligens, hvor empati og indlevelse er lige så afgørende ledelseskompetencer som tæft for klassisk strategi og forretningsudvikling – ellers bliver det umuligt at favne medarbejderne på distancen og give dem de åndehuller, der skal til for at opveje tabene ved det manglende fysiske møde,” siger hun.

For skærmen sluger meget af dybden i kropssprog og tonefald og svækker alle de visuelle ledetråde, som vi lægger oven på de ord, andre siger, og som til sammen giver os betydningen af og forståelsen for, hvad den anden mener.

”Der er ingen tvivl om, at noget går tabt, når vi ikke mødes fysisk på tværs af organisationen. Vores studie svarer ikke på alle spørgsmålene, fordi det ikke giver konkrete værktøjer. Men det er et godt udgangspunkt for at vise, at ledere skal kunne noget forskelligt med forskellige medarbejdere – ikke blot i forhold til deres personlighed, men også i forhold til, hvordan deres daglige arbejde skal indrettes. Fremtiden vil formentligt blive en hybrid model, hvor vi aktivt tager stilling til, hvilke opgaver og forsamlinger der har størst effekt fysisk, og hvilke der er mere effektive virtuelt,« siger hun.    

Læs også: Storrumskontorer kan nedsætte arbejdsglæden