Du er her: Aarhus BSS Alumner Bliv medlem Retningslinjer for personoplysninger

Retningslinjer for personoplysninger

Retningslinjer for behandling af personoplysninger

Senest opdateret den 22.10.2019

 

I forbindelse med registrering af dit medlemskab af alumnenetværket beder vi om dit samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger. 

 I det følgende vil vi informere dig om, hvad dit samtykke indebærer, dvs.   

  • hvilke oplysninger Aarhus Universitet registrerer og behandler i forbindelse med dit medlemskab af alumnenetværket  

  • på hvilken måde, oplysningerne behandles, og   

  • hvilke rettigheder, du har i den sammenhæng.  

 

Formålet med behandlingen af medlemmernes personoplysninger er:  

  • at bevare kontakten med og udvikle en stærk relation til vore alumner   

  • at understøtte en udbytterig kontakt mellem alumner indbyrdes samt mellem alumner og universitetets uddannelser, forskning og nuværende studerende 

  • at være i stand til at kommunikere med medlemmerne på professionel, koordineret og relevant vis og gøre vores e-mail markedsføring af nyheder, forskningsresultater, arrangementer samt tilbud om kompetence- og lederudvikling målrettet og personlig. 

  • at udvikle vore nyhedsprodukter, arrangementer, kompetenceudviklingstilbud og øvrige forretningsmæssige tiltag til styrkelse af Aarhus Universitets alumnerelationer. 

  • at udarbejde anonymiserede analyser og statistik, eksempelvis til belysning af sammenhænge mellem alumnedemografi, -uddannelse, -beskæftigelse, - interesseområder og engagement i netværkets aktiviteter 

  

Indsamling af personoplysninger 

Aarhus Universitet er lovmæssigt forpligtet til at opbevare og opdatere personoplysninger på studerende og alumner, hvilket vi gør i universitetets studieadministrative system.   

Ved tilmelding til alumnenetværket integreres dine personoplysninger fra det studieadministrative system med de oplysninger, som vi får direkte fra dig i forbindelse med tilmeldingen. De registrerede oplysninger ændres i takt med dine opdateringer.   

Herudover registreres dit efterfølgende samspil med netværket, som f.eks. modtagelse af e-mails fra os med nyheder, invitationer, tilbud, forespørgsler etc., tilmeldinger til arrangementer, deltagelse i kompetenceudviklingstilbud eller ”giv tilbage” initiativer, eks. som mentor, oplægsholder eller lignende. 

Omfanget afhænger af karakteren og frekvensen af dit engagement i netværket og dine interaktioner med os. 

 

Kategorier af personoplysninger 

For alle alumner, tidligere udvekslingsstuderende og nuværende studerende findes og hentes følgende personoplysninger i langt de fleste tilfælde i det studieadministrative system. 

  • cpr-nummer  

  • navn  

  • køn  

  • nationalitet  

  • e-mail adresse ved indskrivning på universitetet  

  • folkeregisteradresse  

  • studienummer  

  • AUID  

  • gennemførte/igangværende uddannelse(r) med oplysning om: navn, titel, start- og (evt.) sluttidspunkt, institut, fakultet  

Ved tilmelding til alumnenetværket er følgende personoplysninger obligatoriske:  

  • navn  

  • aktuel beskæftigelse – stilling og virksomhed 

  • aktuel e-mailadresse  

  • cpr-nummer  

Herudover beder vi dig om   

  • dine øvrige aktuelle kontaktoplysninger (alternativ e-mail adresse, postadresse og telefonnummer/-re)  

  • at markere dine interesseområder 
     

 Endelig kan du ved opdatering af din profil selv vælge at tilføre:  

  • links til din tilstedeværelse på website og/eller LinkedIn 

 

Hvorfor disse oplysninger 

Vi beder om dit cpr-nummer ved tilmelding for entydigt at kunne identificere dig og koble din tilmelding til dine basisoplysninger fra det studieadministrative system.  

Vi beder om en alternativ e-mail adresse for at sikre, at vi kan komme i kontakt med dig i tilfælde af, at kommunikationen med den primære adresse svigter af den ene eller anden grund.  

Vi beder om dit telefonnummer for at kunne servicere dig bedst muligt, da der kan opstå situationer, hvor det kan være vigtigt med hurtig kontakt eller mulighed for direkte dialog.  

Vi spørger til din aktuelle beskæftigelse og dine interesseområder, fordi det hjælper os til at gøre den information, vi sender til dig, så relevant for dig som muligt. Jo mere vi ved om vore alumners interesser og deres karriereveje efter dimissionen, jo bedre kan vi planlægge aktiviteter, som modsvarer medlemmernes ønsker og behov.  

Du kan til enhver tid ændre dine interesseområder via link i bunden af de e-mails vi sender til dig eller ved at få tilsendt et direkte link her

 

Behandlingsaktiviteter omfattet af dit samtykke: 

Kommunikation med dig:

Vi anvender dine personoplysninger til:  

  • at udvælge og sende dig e-mails med nyheder, forskningsresultater, invitationer til arrangementer samt tilbud om kompetence- og lederudvikling fra Aarhus Universitet – hvoraf nogle vil være eksklusive for medlemmer af netværket. 

  • at sende dig e-mails med information om medlemsfordele og -services 

  • at rette henvendelser til dig vedrørende din eventuelle interesse i at bidrage til frivillige aktiviteter, hvor dine kompetencer, erfaringer eller forbindelser kan være til gavn for nuværende og kommende studerende, udviklingen af Aarhus Universitet og styrkelse af dets eksterne relationer - som fx mentorfunktioner, ambassadørfunktioner, etablering af praktikophold, udvikling af uddannelser, forskningstiltag samt andre former for bidrag. 

  • at gennemføre surveys samt til at indhente feedback vedrørende vore aktiviteter og indsatser.    

Vore e-mails til medlemmer, som er studerende uden samtidig at være alumner, vil dog primært indeholde karrieretilbud, eks. eventinvitationer eller jobtilbud, fra universitetets karrierecentre og disses samarbejdspartnere, herunder navnlig virksomheder og fagforeninger. 

 

Registrering af historik: 

Vi indsamler og registrerer følgende informationer vedrørende din løbende relation til os/dit engagement i netværket: 

  • den e-mail kommunikation du har modtaget fra os  

  • Noter vedr. kontakten med/relationen til dig, eks. vedr. individuel e-mail korrespondance, telefonsamtaler, indgåede aftaler etc.  

  • Din interaktion med vore e-mails – åbning og clicks (eksempelvis på ”læs mere”, links og lignende), herunder tidspunkt 

  • Din tilmelding til og deltagelse i vore arrangementer, kompetenceudviklingstilbud, projekter og programmer etc.   

  • Historik over dine evt. bidrag i form af eks. ekspertise, rådgivning/coaching, mentoring, praktikophold etc.  

 

Behandling af data indsamlet via tracking cookies: 

Herudover behandler vi løbende data indsamlet via tracking af din interaktion med Aarhus BSS/Aarhus Universitet websites. Vi kan kombinere data fra din ip-adresse indsamlet via cookies med din e-mailadresse, og vi har derved mulighed for at lade din adfærd på vore websites indgå i relevansvurderingen, når vi udvælger information til dig. Dette forudsætter selvfølgelig, at du ikke har blokeret eller slettet cookies i forbindelse med brug af det pågældende website.  

Du kan læse AU’s cookiepolitik her: www.au.dk/om/profil/cookies/ 

 

Relevansvurdering 

Udvælgelsen af den information vi sender til dig er baseret på oplysningerne om din uddannelse, din evt. anciennitet, geografi og nationalitet, din beskæftigelse (stilling og evt. organisation), de interesseområder, du har oplyst som led i din tilmelding til netværket eller efterfølgende, samt indsamlede data vedrørende dit engagement i netværket og dine interaktioner med Aarhus BSS/Aarhus Universitets websites.  

 

Adgang til dine personoplysninger 

Dine oplysninger vil kunne blive delt internt på universitetet, og kun i de tilfælde, hvor det er nødvendigt for at tjene et eller flere af de formål, som er beskrevet herover, eks. afgrænsede alumnenetværksgrupper, afholdelse af jubilæer, flere enheders organisering af fælles events, koordinering på tværs af universitetets institutter/fakulteter etc.   

Aarhus Universitet udveksler under ingen omstændigheder dine personoplysninger med tredjepart uden din accept.  

 

Tilbagetrækning af samtykke 

Du kan til enhver tid ændre dine interesseområder og dermed karakteren og omfanget af den information, som du modtager fra os, via link i bunden af de e-mails, du får fra os, eller ved at få tilsendt et direkte link her.   

Du kan til enhver tid melde dig ud af netværket og dermed trække dit samtykke til den heri beskrevne behandling af dine personlige oplysninger tilbage. Det kan du ligeledes gøre via link i bunden af de e-mails, vi sender til dig, eller ved at sende en e-mail til alumni@au.dk.  

Tilbagetrækning af samtykke har kun fremadrettet virkning og påvirker ikke lovligheden af vores behandling op til tilbagetrækningstidspunktet.  

Hvis du melder dig ud og dermed trækker dit samtykke tilbage, ophører vi hurtigst muligt med den heri beskrevne behandling af dine data. Det betyder i praksis, at du ikke længere vil modtage e-mails med informationer, invitationer, tilbud eller forespørgsler fra Aarhus BSS/Aarhus Universitet.   

Tilbagetrækning af dit samtykke omfatter ikke tilbagetrækning af din implicitte accept af cookies i forbindelse med besøg på Aarhus BSS/Aarhus Universitets websites. Se hvordan du sletter eller blokerer for cookies her:  www.au.dk/om/profil/cookies/ 

 

Opbevaring og sletning af data  

Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi vil opbevare dine personoplysninger, da det afhænger af en individuel vurdering. Vi kan imidlertid oplyse følgende om de kriterier vi generelt lægger til grund ved fastlæggelsen af opbevaringstid. 

Så længe det samtykke, der ligger til grund for behandling, stadigvæk er aktivt, gemmer vi alle dine data. Hovedformålet er at sikre, at vi har overblik over din samlede historik, så vi kan levere så relevant og målrettet en ydelse som muligt samt give oplysninger om og dokumentation for tidligere kommunikation, deltagelse i arrangementer, kompetenceudviklingsforløb, særlige medlemstilbud eller giv tilbage initiativer etc. 

Efter tilbagekaldelse af samtykke fortsætter vi under alle omstændigheder med at behandle de personoplysninger, som vi lovmæssigt er forpligtede til at opbevare og opdatere, dvs. navnlig oplysninger vedrørende alumner, studerende eller tidligere udvekslingsstuderende som hidrører fra universitetets studieadministrative system. 

Herudover afhænger vurderingen navnlig af: 

  • Om du kun har modtaget nyhedsmails fra os eller har/har haft andre former for samspil med Aarhus BSS/Aarhus Universitet. I førstnævnte tilfælde vil udgangspunktet være umiddelbar sletning af oplysninger udover ovennævnte. 

  • samspillets natur, dvs. omfanget, karakteren og kontinuiteten af dine interaktioner med os. Jo flere relationer eller kontakter til os, jo større udvist interesse i vores nyhedsservice og øvrige tilbud, jo større aktivt engagement i vore initiativer, jo mere sandsynligt anser vi det for, at du vil blive aktiv igen på et senere tidspunkt. Dette vil tale for opbevaring i længere tid. 

  • din grundlæggende tilknytning til Aarhus Universitet. Er du alumne, tidligere medarbejder eller tidligere udvekslingsstuderende, lægger vi til grund, at din interesse i at bevare en kontinuerlig relation er større, end hvis du ikke har et sådant tilhørsforhold. 

  • Om du er tidligere medlem af eller aldrig har været medlem af vores alumnenetværk. I førstnævnte tilfælde anser vi din tilknytning for at være stærkere, hvilket taler for længere opbevaring. 

 

Beskyttelse af personoplysninger 

Aarhus Universitet tager sikkerhed og beskyttelse af personoplysninger meget alvorligt.   

Universitetet tager forholdsregler for at beskytte dine personoplysninger mod tyveri, misbrug, uautoriseret adgang etc. gennem anvendelse af de fornødne administrative, fysiske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger.  

Personoplysninger overføres altid via en sikker, krypteret forbindelse.   

Dataansvarlig 
Dataansvarlig er Aarhus Universitet, CVR nr. 31119103.  

Læs mere om datasikkerhed samt om AU’s oplysningspligt, dine rettigheder m.m. i AU’s privatlivspolitik her.  

Du har mulighed for at kontakte Aarhus Universitets databeskyttelsesrådgiver, hvis du som registreret har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Databeskyttelsesrådgiveren er specialkonsulent Helle Meldgaard, dpo@au.dk, mobil 3120 8931, www.deic.dk/da/dkcert_dpo 

  

Spørgsmål 

Herudover kan du altid kontakte os på alumni@au.dk, hvis du har nogen spørgsmål vedrørende indholdet af disse retningslinjer eller vedrørende vores behandling af dine personoplysninger.  

 

Fremtidige ændringer i disse retningslinier 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i disse retningslinier fra tid til anden. Ændringer vil afspejle sig i ændring af datoen øverst på denne side. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom direkte i en e-mail fra os.